- Advertisement -
الجميع يحتاج تعلم مهارات إدارة الوقت سواء في الحياة الشخصية أو الحياة العملية، في هذا المقال سنتحدث عن أسرار عديدة ستساعدك على تنظيم وقتك واكتساب مهارات إدارة الوقت التي تستطيع من خلالها أن تكون أكثر إنتاجية وتحقق كل ما تخطط له.
ما أهمية اكتساب مهارات إدارة الوقت ؟
تتعلم من إدارة الوقت أن تقوم بمهامك اليومية في الوقت المحدد، مما يساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية، ومن أهم فوائد إدارة الوقت هي أن تقوم بمهامك بدون ضغط عندما تتبع جدول زمني محدد بناءً على مهام محددة في أوقات محددة، فإن هذا يقلل من قلقك وتوترك أثناء تنفيذ المهام ويوفر لك المزيد من وقت الفراغ لتقوم بالأعمال والأنشطة الشخصية الخاصة بك.
٨ مهارات أساسية لإدارة الوقت
مهارة تحليل أو تدقيق الوقت
الخطوة الأولى التي يجب عليك اتباعها هي التحقق من وقتك ومراقبته ومعرفة إلى أين يذهب وقتك، قد تعتقد أحيانًا أنك تقضي وقتًا كافيًا لاداء مهامك، لكن مع تتبع الوقت تجد الكثير من الوقت يضيع أمام المشتتات التي تسرق وقتك وتجد نفسك في نهاية اليوم تنجز القليل فقط من مهامك اليومية.
أفضل طريقة لمراقبة وقتك هي مراقبة يومك بالورقة والقلم وتحديد الفترة الزمنية قبل بداية كل مهمة وبعد نهايتها، يمكنك أيضًا إستخدام بعض التطبيقات المختصة بتسجيل الملاحظات علي الهاتف بدلاً من الورقة والقلم لمساعدتك في كتابة مهامك اليومية ومراقبة وقتك اثناء التنفيذ، ويجب تطبيق هذه الخطوة كلما شعرت ببطء في تنفيذ المهام أو ضعف في الإنتاجية أو عشوائية في تنفيذ المهام.
مهارة التنظيم
تعد مهارة التنظيم من مهارات إدارة الوقت ويمكنك إكتشاف ذلك بسهولة عبر إختبار تنفيذ مهامك اليومية في بيئة منظمة بدايةً من مكتبك الذي تؤدي مهامك عليه يومياً من حيث ترتيب الملفات والأدوات وورق ملاحظات الذي تدون عليه المهام التي سيتم تنفيذها في أقرب وقت، وبين النموذج الثاني وهو بدأ العمل بدون ترتيب أي شئ مما سبق ذكره، في الحالة الأولي يمكنك إختصار الكثير من الوقت لأنك تستطيع معرفة أماكن الأدوات التي تحتاج إليها وأماكن الملفات وورق الملاحظات وسيختصر عليك هذا التنظيم الكثير من الوقت أما في النموذج التاني ستظل تائه طوال اليوم، في كل خطوة ستجد الكثير من المعوقات التي تهدر الوقت.
مهارة تحديد الأولويات
تعتبر مهارة تحديد الأولويات من أهم مهارات إدارة الوقت لأنها تساعد في تحقيق الهدف الأساسي من إدارة الوقت وهو تنفيذ وإنجاز أهم المهام التي يجب إنجازها في الوقت المحدد لها أو قبل الموعد النهائي لها، وبتحديد الأولويات يمكن تحقيق ذلك، لكن ربما يجب أن نتسائل كيف يمكن تحديد الأولويات؟ وكيف تكون الأولويات.
الأولويات هي عدم أعطاء أهمية أكبر لما يجب أن يكون أقل أهمية وعدم البدء فيما يمكن تأجيله أو تأجيل ما يجب البدء به ومن أفضل الطرق التي يمكن استخدامها في تحديد الأولويات هي مصفوفة أيزنهاور لإدارة الوقت أو إدارة الأولويات، حيث بمجرد ملئ المربعات التي تتواجد في المصفوفة يمكنك تحديد أولي الأوليات الواجب البدء بها وما يليها وما يليه وهكذا.
تنقسم مصفوفة أيزنهاور إلي أربع مربعات، الأول يكون أعلي اليمين ويمكن تسميته عاجل مهم والثاني بجانبه من اليسار وهو مهم لكنه غير عاجل بالإضافة إلي مربعين مثلهم يتم إضافتهم أسفل المربعين السابق ذكرهم ويكون المربع الذي في الأسفل علي اليمين هو العاجل الغير مهم والذي بجانبه هو الغير عاجل وغير مهم وسنوضح في النقاط التالية ما يجب أن يتم كتابته في كل مربع والموقف أو الفعل الذي يجب تنفيذه تجاه مهام كل مربع
- مربع العاجل المهم أعلي اليمين: المهام الأهم والواجب تنفيذها في أقرب وقت وهي ما ستبدأ بها فوراً بعد انتهاء تحديد الأولويات
- مربع الغير عاجل المهم وهو أعلي اليسار: المهام المهمة التي يمكن تأجيلها، وهذي ما ستبدأ به بعد إنجاز المهم العاجل مباشرةً
- مربع العاجل الغير مهم أسفل اليمين: بالتأكيد غير مقصود بغير المهم المعني ذاته، فإذا كان غير مهم تماماً فالأفضل إلغائه وإذا كان أقل أهمية فيجب تفويضه لشخص أخر يقوم به بدلاً عنك
- مربع الغير عاجل وغير مهم: يجب إلغائه أو عدم النظر له إلي حين الانتهاء من كل المهام
مهارة تحديد الأهداف الذكية
الهدف الذكي هو عبارة عن هدف له بعض الصفات تجعل منه قابل للتحقيق ويمكن تتبع وقياس مستوي التطور الخاص به أو اقتراب تحقيقه
محدد: هدف محدد وواضح عبارة عن كتابة مقالة يومياً لموقع ريادي.كوم، لا تقل عن ١٠٠٠ كلمة مثلاً في مواضيع مرتبطة بتطوير الذات
قابل للقياس: الهدف السابق ذكره يمكن قياسه بالفعل عن طريق لوحة التحكم في الووردبريس
قابل للتحقيق: مقالة واحدة يومياً يمكن كتابتها إذا تم تخصيص الوقت اللازم لها يومياً
مرتبط أو ذات صلة بالهدف : المقصود هنا الهدف النهائي وهو بناء موقع إلكتروني قوي، يضيف قيمة للمحتوى العربي، لذلك كتابة مقالة يومياً هو خطوة يتم اتخاذها يومياً تجاه الهدف أو هدف صغير يتم إنجازه يومياً للوصول إلي الهدف النهائي
في إطار زمني: مقالة واحدة يومياً إذاً اليوم في حد ذاته إطار زمني لكن اذا كنا نريد وضوح ودقة أكبر يمكن تحديد عدد ساعات في وقت محدد من اليوم لتنفيذ هذا الهدف
مهارة التخطيط
بعد تحديد الأهداف وتقسيمها إلي مجموعة من المهام وتحديد الأولويات، يجب وضع قائمة بالمهام اليومية، على سبيل المثال لدينا هدف كتابة مقال يومياً لموقع ريادي.كوم، ولكي يتم تحقيق هذا الهدف تم وضع مهام يومية صغيرة لكتابة كل مقال، وليكن أحد هذه المقالات عن مهارات إدارة الوقت، لتقسيم المهام الواجب تنفيذها لتحقيق هذا الهدف الصغير نتبع التالي كمثال
١- قراءة ملخص كتاب عن فن إدارة الوقت
٢- مشاهدة فيديو عن فوائد إدارة الوقت
٣- البحث في المحتوي الأجنبي عن خطوات إدارة الوقت
٤- الاستماع الي اراء وتجارب الأصدقاء
٥- كتابة المقال
هذا الأسلوب يساعدك على مشاهدة كل ما تحققه بالفعل وسيكون هذا مُحفز لك لإنجاز المزيد من المهام، ويُفضل تخصيص 10 دقائق في نهاية اليوم من الليلة السابقة للتنظيم وتدوين المهام اليومية لليوم التالي حيث يساعدك على معرفة ما يجب القيام به في يومك دون إضاعة وقتك في التفكير.
مهارة التفويض
من أهم مهارات إدارة الوقت هي مهارات التفويض لأنها تسمح للشخص بإدارة عدد من المهام اليومية التي قد يكون من المستحيل تنفيذها في يوم واحد، ولذلك يوجد تشبيه لاصحاب المشاريع والشركات علي أنهم يشترون وقت الموظفين لإتمام عدد من المهام اليومية التي لا يمكن لشخص واحد أن يقوم بها، ولذلك عندما تقويم بتفويض شخص للقيام ببعض المهام الأمر يشبه أن تكون قمت بإضافة عدد من الساعات الإضافية ليومك وبالتالي قمت بإنجاز عدد أكبر من المهام، لذلك إذا كنت ملتزم بعدد كبير من المهام يمكنك أختيار المهام التي يمكن أن تفوض بها شخص أخر وتفعل ذلك لتتمكن من إدارة وقتك بذكاء واحترافية.
مهارة حل المشاكل
مهارة حل المشاكل (Problem-solving) هي مهارة البحث بذكاء وإصرار عن حلول والتغلب علي العقبات والتحديات التي قد تظهر بشكل مفاجئ اثناء تنفيذ مشروع أو مهمة، وقد يكون البحث عن طريق المجهود الذاتي بإستخدام جوجل أو يوتيوب أو موقع متخصص بالمجال الذي تواجه به المشكلة وقد يكون عن طريق سؤال أحد المختصين أو المحترفين في نفس المجال، تساعد هذه المهارة في إنجاز المهام بدون إهدار وقت قد يصل إلي أيام وتعطيل باقي المهام وربما تعطيل باقي فريق العمل إذا كانت المهمة مجرد خطوة بتم بناء خطوات أخري عليها من باقي الفريق، لذلك تعد من مهارات إدارة الوقت
مهارة إدارة الاجهاد أو الضغط
من مهارات إدارة الوقت أو المهارات الداعمه والمكملة لها هي مهارة إدارة الإجهاد والضغط، للحفاظ علي الصحة النفسية والصحة العقلية وهم أساس الإنتاجية، فبمجرد التعرض لضغط نفسي عالي يبدأ المستوي والاداء في الانخفاض وبالتالي إهدار الوقت، لذلك يجب تحديد فترات راحة بين المهام، وإضافة مكافئات بسيطة ورمزية علي كل مهمة يتم إنجازها.
خطوات مهمة لدعم وتطوير مهارات إدارة الوقت
جمع المهام المماثلة معاً
يعد تجميع المهام من أفضل الخطوات التي توفر لك الكثير من الوقت الضائع، عندما يكون لديك مهام متعلقة ببعضها البعض، اجمعها معًا وقم بها في نفس الوقت بالترتيب، على سبيل المثال إذا كنت ترغب في نشر منشورات مختلفة على وسائل التواصل الاجتماعي، فقم بهذه المهام في نفس الوقت وقم بجدولة المنشورات التي يجب ان يتم نشرها بعد ساعات أو أيام. مثال آخر هو إذا كنت تريد الرد على رسائل البريد الإلكتروني او اتصالات معينة على مدار اليوم، حدد وقتًا معين من اليوم وقم بالرد على جميع الرسائل معاً في نفس الوقت، هذه الخطوة توفر عليك الكثير من الوقت.
التخلص من عوامل التشتيت
وقت العمل يجب أن يكون للعمل فقط، لذلك يجب تجنب إستخدام الهاتف اثناء تنفيذ المهام، يجب تجنب تصفح مواقع التواصل اثناء تنفيذ المهام، أيضاً يجب التدرب علي قول “لا” أو الرفض لأي موقف يعيق إتمام المهام في وقتها، علي سبيل المثال مكالمة من صديق للخروج في وقت العمل أو لمناقشة امراً ما، يجب تأجيل مثل هذه الأمور إلي بعد وقت العمل المحدد، لعدم التعرض للتشتت.
أوقات الاستراحة
إدارة الوقت بشكل جيد لا يعني العمل بدون أوقات راحة، تعلم أنه بعد الانتهاء من كل مهمة ستأخذ دقائق راحة، بغض النظر عن عدد المهام التي لديك، قم بتنفيذ هذه القاعدة بعد إكمال كل مهمة، يجب وضع وقت للراحة لأن إرهاق الجسد والعقل يسبب انخفاض الإنتاجية بمرور الوقت، وهذا عكس ما نريده تماماً من إدارة الوقت.
تجنب الكسل والتسويف
إذا كنت تعاني من الكسل والتسويف خلال يومك عليك معالجة ذلك، لكي تستطيع إدارة وقتك يجب أن تتعلم أن لا تؤجل عمل اليوم إلي الغد إذا كنت تستطيع إتمامه، من أفضل النصائح التي يمكنك اتباعها للتخلص من الكسل والمماطلة هي تقسيم المهام الكبيرة إلى أقسام أو مهام فرعية صغيرة ووضع فترات راحة صغيرة بين كلاً منهم مع تحديد بعض المكافئات الرمزية بعد إتمام كل مهمة.
الاستيقاظ مبكراً
يعد الاستيقاظ مبكرًا أحد أفضل الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتتمكن من إتقان مهارات إدارة الوقت، وذلك لعدة أسباب منها أن الاستيقاظ مبكرًا يساعد في تحسين مستويات تركيزك، لأنه يتيح لك قضاء وقت هادئ خالي من مصادر التشتيت، وبالتالي تستطيع إنجاز المهام بشكل أكثر كفاءة وبطريقة أكثر تنظيماً من الأوقات الأخري، لن يكون الأمر سهلاً في البداية لكن يمكنك التعود عليه تدريجياً، ابدأ ببطء وحاول الاستيقاظ كل يوم قبل ساعة أو ساعتين من المعاد المعتاد لتكن هذه هي الخطوة الأولى نحو عادة إيجابية أفضل.
تعلم استغلال وقت الانتظار
توفر لك هذه الخطوة الكثير من الوقت الضائع من يومك، في بعض المواقف يكون الانتظار هو مضيعة للوقت، يمكنك استخدام هذا الوقت لشيء مفيد أو لإكمال مهمة من مهامك إن أمكن الامر، على سبيل المثال إذا كنت تستهلك الكثير من الوقت في وسائل المواصلات فيمكنك الاستماع إلى كتاب صوتي أو كتابة مهامك لليوم التالي أو إجراء مكالمة مهمة لك أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، عن طريق القيام بهذه الخطوات ستوفر الكثير من الوقت حتى لو بضع دقائق، من يعرف قيمة الوقت يعرف كيف يستفيد من جميع أوقات الانتظار.
توقف عن الكمال
عندما تقرر إتقان مهارات إدارة الوقت، عليك أن تفهم أنه إذا كنت تبحث عن الكمال فلن تصل أبداً إلى اهدافك، ولن تدير وقتك بشكل صحيح، لأن هذا يتطلب منك البحث والتحقق من المهمة التي لديك بشكل متكرر ودائم، وهذا قد يُضيع الكثير من وقتك، لذلك يجب تجنب البحث عن الكمال والبحث عن المثالية في كل خطوة، لعدم تأخير وتأجيل أغلب المهام ومواجهة الكثير من المشاكل في تسليم أغلب المشاريع في الوقت المحدد لها.
انتهينا من شرح وتوضيح مهارات إدارة الوقت والمهارات أو الخطوات المساعدة والمؤثرة في إدارة الوقت بطريقة أكثر فاعلية، اكتب لنا في التعليقات المهارة التي ستبدأ التدرب عليها وأكتب لنا رأيك في المقال ايضاً في التعليقات.
