- Advertisement -
يعتقد الكثير من الناس أن 24 ساعة لليوم غير كافية للقيام بالمهام اليومية، لكن إذا اعتبرنا إن هذا الأمر صحيح فكيف يكون لدينا كل هذا الكم من قصص النجاح في كل المجالات تقريباً علي هذا الكوكب ولا يكون كل هذا الوقت كافي!، العامل الأكثر تأثيراً في إحداث فرق كبير في النتائج هو ان هناك شخص يعرف جيداً كيفية تنظيم الوقت وجميع أدوات إدارة الوقت وشخص أخر لا يعرف ذلك.
معرفة وتعلم كيفية تنظيم الوقت يُعد أمراً صعباً أو مستحيلاً لأنه مهارة يمكن اكتسابها، لكن الأهم الاجتهاد في الالتزام بهذا النمط الجديد للحياة وممارسته تمامًا مثل اللغة، كل عادة مفيدة تحتاج إلى بعض الوقت لتعلمها وإتقانها، ومهارة إدارة الوقت لها الكثير من الفوائد علي حياتنا، لا نقصد الحياة العملية فقط بل الحياة الشخصية والدراسية أيضًا لذلك سنشرح في هذه المقالة جميع التفاصيل حول كيفية تنظيم الوقت وكيفية اكتساب هذه المهارة بشكل مفيد
ما هو تعريف تنظيم الوقت؟
قبل بدء الحديث عن تفاصيل وطرق كيفية تنظيم الوقت يجب ان نشرح مامعني تنظيم الوقت ؟
تنظيم الوقت : هو تنظيم وتخطيط وتقسيم اليوم بشكل جيد للقيام بوظيفة او مهمه في كل وقت معين من أوقات اليوم
اهمية تنظيم الوقت
كل الأشخاص الطموحة لديها عدد كبير من المهام اليومية، يكاد يكون من المستحيل إنجازها بدون تنظيم الوقت وبالتالي يكون لهذا الأمر دور كبير في تحقيق الفوائد التالية :
- التخلص من يوم عشوائي وجعله يومًا منظمًا باتباع جدول معين يقلل بشكل كبير من ضغط اليوم بغض النظر عن مدى انشغاله بالمهام
- يساعد تنظيم الوقت على كسب المزيد من وقت الفراغ الذي يمكن استخدامه مع العائلة أو الأصدقاء أو أي عمل شخصي اخر
- يساعد تنظيم الوقت على زيادة إنتاجية اليوم بجهد أقل بكثير من يوم عشوائي
كل هذه الفوائد مهمة جدًا في حياة كل شخص لديه أهداف في حياته يريد تحقيقها وكل شخص يريد أن ينجح في حياته مع الاستمتاع بالوقت أيضًا دون أن يؤثر هذا النجاح على حياته الشخصية وعلى نفسه لذلك مهم جدا تعلم كيفية تنظيم الوقت.
مراقبة اليوم
عندما يتعلق الأمر بكيفية تنظيم الوقت فإن أول عمل يجب القيام به هو مراقبة اليوم ومعرفة أين يمر الوقت وفيما يتم إنفاقه، عند القيام بهذه الخطوة يتم اكتشاف عشوائية اليوم ويتم اكتشاف المشاكل التي تعيق تنظيم اليوم للتعامل معها.
يمكن مراقبة اليوم من خلال تطبيقات الجوال وكتابة جميع المهام اليومية المطلوبة أو هناك طريقة أفضل وهي الورقة والقلم وكتابة جميع المهام اليومية المطلوبة مع كتابة تقرير في نهاية اليوم بالإجابة على هذا السؤال، كيف قضيت كل ساعة من ساعات اليوم ؟
الخطة والهدف
تحديد هدف ووضع خطة لتحقيقه من الأمور الضرورية التي يجب القيام بها لتعلم كيفية تنظيم الوقت ولكن من الضروري أن تكون هذه الأهداف واقعية وقابلة للتحقيق ومحددة في جدول زمني معقول، على سبيل المثال ليس من المنطقي ان اخطط لتعلم اللغة الإنجليزية في شهر واحد فقط أو شراء سيارة في غضون شهرين وليس لدي نصف سعرها حتي هذه الأهداف غير منطقية الأهداف المنطقية والواقعية مثلا هو أنني أريد أن أتعلم اللغة الإنجليزية في ستة أشهر أو سنة.
تحديد وكتابة قائمة المهام اليومية
تتم خطوة تحديد وكتابة المهام اليومية بنجاح إذا تمت الإجابة على هذا السؤال تحديدًا، ماذا أفعل يوميًا لتحقيق هدفي؟ هل احتاج إلى المال، إذا عليّ أن أعمل بجد، هل أحتاج إلى تطوير عملي إذًا يجب أن أكتب ما هي الوسائل التي يمكن أن تساعدني في هذا الهدف، على سبيل المثال أريد أن أتعلم اللغة الإنجليزية لأجد مصادر أكبر للمعلومات في عملي، ماذا احتاج في هذه الحالة؟
تخصيص بعض المال والوقت للقيام بذلك
- حضور كورس اللغة الانجليزية
- الحاجة إلى التعرف على الأشخاص الذين لديهم نفس الهدف حتى يمكن التحدث إليهم يوميًا باللغة الإنجليزية لإتقانها
- الحاجة إلى قضاء بعض الوقت بعيدًا عن العمل أو الدراسة لدراسة اللغة جيدًا
ترتيب المهام اليومية حسب الأولوية
كل هذه الخطوات مهمة جدًا في تحديد قائمة المهام اليومية بجانب الإجراءات اليومية الأساسية هذه إحدى أفضل الطرق للمساعدة في تعلم كيفية تنظيم الوقت وعدم نسيان المهام اليومية.
بعد تنفيذ الخطوة السابقة بنجاح يجب ترتيب المهام حسب المهام العاجلة والمهام التي يمكن تأجيلها هذه الخطوة مهمة للغاية لتجنب الوقوع في فخ اليوم العشوائي وتسهيل تنفيذ جميع المهام اليومية المهمة دون تأخير أو نسيان
تحديد حد زمني للانتهاء من كل مهمة
يجب تحديد مهلة زمنية لكل مهمة في اليوم لتجنب الإلهاء والتشتت خلال اليوم، على سبيل المثال سأكتب هذه المقالة في ثلاث ساعات فقط من الساعة 7 صباحًا حتى الساعة 10 صباحًا وسأدرس اللغة الإنجليزية من الساعة 11 صباحًا حتى الساعة 12 ظهرًا، سأرتاح لمدة نصف ساعة ثم أكتب مقالًا آخر في غضون ثلاث ساعات من الساعة 12:30 حتى 03:30 سأتناول الغداء مع أصدقائي اليوم في الساعة 5 وهكذا سيكون وقت التخطيط لكل مهمة
أدوات تساعد على ترتيب المهام
هناك مجموعة من الأدوات التي تساعد الشخص على ترتيب مهامه وتذكرها، هذه المجموعة مقسمة إلى أدوات مجانية وأدوات مدفوعة باشتراك شهري أو سنوي سنشرحها بالتفصيل في النقاط التالية:
تعتبر هذه الأداة من أكثر الأدوات انتشارًا وشعبية بين الناس وتتميز بسهولة استخدامها وقدرتها على ربط المهام بمواعيد التذكير والأكثر اقتراحا للمساعدة في تعلم كيفية تنظيم الوقت
تُستخدم هذه الأداة في رسم الخرائط الذهنية والتخطيط وتساعد على الخروج بأفكار متقنة ومثالية لتحقيق الهدف
تستخدم هذة الاداة في تسجيل كافة المهام اليومية وربط كلاً منهم بتاريخ محدد ومن أكثر مميزاتها سهولة استخدامها ومساعدتها في زيادة الإنتاجية
كل هذه الأدوات تساعد بشكل فعال للغاية في تخطيط وترتيب المهام اليومية وربطها بجدول زمني للتذكير ولتنظيم الوقت وبالتالي إلى زيادة إنتاجية الشخص.
ما هو أفضل وقت لتحديد المهام المهام اليومية؟
هذا السؤال مهم للغاية في أي وقت يتم تحديد المهام اليومية، يُفضل دائمًا تحديد مهام اليوم في النصف ساعة الأخيرة من نهاية اليوم بحيث يسهل على الشخص في صباح اليوم التالي تنفيذ المهام دون أن يكون منشغل بالتخطيط لها هذه الطريقة مفيدة جدا في الحماية من تضيع الوقت.
مهمة واحدة في وقت واحد محدد
لكي يتعلم الشخص كيفية تنظيم الوقت، لا يكفي تحديد المهام وترتيبها فقط ولكن أحد أهم الأشياء هو التركيز بشكل كامل على مهمة واحدة فقط لإكمالها وتجنب الوقوع في فخ القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت لان هذا الفخ يتسبب في عدم تحقيق اي من المهام اليومية المطلوبة واذا تم تحقيق مهمة واحدة من تلك المهام فلن تُنفذ بنفس الشكل والجودة التي كانت تنفذ بها بمفردها وبتركيز والمشكلة الأكبر هي انها تستهلك وقتاً أكثر من وقتها المحدد، لذلك فإن أحد أهم العوامل التي تساعد في تنظيم الوقت هو إكمال مهمة واحدة في وقت معين.
تغير نظام النوم والاستيقاظ
من النصائح المشتركة بين جميع الأشخاص الناجحين هي الاستيقاظ مبكرًا، لذلك يجب على من يريد تعلم كيفية تنظيم الوقت أن يستيقظ مبكرًا، ويُنصح دائمًا بالاستيقاظ في الخامسة صباحًا لأن هذه الأوقات هي الأكثر إنتاجية وتساعد في إبعاد الشخص عن كل مُسببات التشتت التي يمكن أن تبعد أي شخص عن القيام بمهامه، ولذلك الوقت المتاح للشخص الذي يستيقظ في الساعة 12 ظهرًا وينام الساعة 2 بعد منتصف الليل عكس تماما الوقت المتاح للشخص الذي يستيقظ في الخامسة فجرا وينام الساعة 10 ليلاً.
الاستراحة بين كل مهمة والأخرى
تنظيم الوقت وتحقيق الأهداف لا يعني العمل طوال اليوم دون أوقات راحة، الهدف من تنظيم الوقت هو اتمام المهام في اوقاتها وتوفير وقت للاستراحة.
من أشهر التطبيقات التي تساعد في هذا الأمر أداة بومودورو
من خلالها يستطيع الشخص تنفيذ المهمة في 25 دقيقة وبعد انتهاء هذه الفترة يُمنح الشخص 5 دقائق راحة ثم يُعاود العمل، ستساعد هذه الأداة كثيرًا في زيادة الإنتاجية مع توفير وقت للراحة
يمكنك جمع كل الأفعال التي تشتت الانتباه أثناء اليوم مثل الاتصال بالأصدقاء أو الذهاب الى المطبخ لعمل مشروب ساخن أو مشاهدة مقطع فيديو، كل هذه الأشياء يمكن القيام بها أثناء فترات الراحة.
تجنب المشتات
كما ذكرنا في الفقرة السابقة فإن من أكثر الأمور التي تشتت الانتباه والتي تُعيق تنظيم الوقت خاصة اذا كان عمل الشخص علي الإنترنت أو المنزل هي الاتصال بصديق في وقت العمل أو الذهاب إلى المطبخ لتناول مشروب ساخن أو مشاهدة مقاطع الفيديو، ومع ذلك فهذه الأفعال مهمة وجزء كبير من اليوم العادي ولكن الخطأ ليس في فعلها الخطأ في التوقيت الذي يختاره الشخص للقيام بهذه الأفعال، لذلك لابد من معرفة أن وقت العمل هو لأجل العمل فقط.
من أجل ممارسة هذه القاعدة يجب تجنب كل فعل يمكن أن يشتت الانتباه مثل قفل باب الغرفة لعدم الخروج والتنقل كثيراً إذا كان العمل في المنزل، وقفل الجهاز المحمول او يمكن الاكتفاء بإغلاق جميع حسابات التواصل الاجتماعي لأنه من أكثر ما يشتت الانتباه، ثم يجب كتابة جميع الممارسات التي تشتت الانتباه في وقت العمل والقيام بها في أوقات الراحة الموجودة بين المهام أو القيام بها في الأوقات الشخصية خارج أوقات العمل. مع استمرار التدريب على هذه القاعدة تلقائياً سيتم تعلم كيفية تنظيم الوقت واتقان هذه المهارة.
تنظيم مكان العمل
لكي يتعلم الشخص كيفية تنظيم الوقت يجب أن يهتم بكل دقيقة من اليوم ويعرف أن عدم إضاعة عدة دقائق خلال اليوم قد تمكنه من إنجاز مهمة من المهام اليومية لذلك من الضروري تخصيص مكتب للعمل يتميز بكونه منظم ومتوفر به جميع احتياجات العمل من كمبيوتر ودفتر وقلم للتدوين وكل ما يحتاجه الشخص أثناء العمل، لأن خلق هذا المناخ للعمل يوفر الكثير من الوقت الضائع في ترك العمل والقيام للبحث عن متطلبات العمل.
يجب تعلم كيفية الرفض
من أهم الخطوات التي تؤهل الشخص لتنظيم وقته أن يعرف كيف يرفض، على سبيل المثال إذا كان الشخص يعمل من المنزل وأثناء فترة عمله وقام صديق بالاتصال به ليذهب معه لشراء شيء ما، في هذه الحالة لا يجب أن يترك العمل ويضيع وقته إذا لم يكن متفرغا فيجب أن يقول لا.
ومثال آخر إذا كان أحد الأشخاص يعمل في مكان العمل وجاء أحد أصدقائه للتحدث معه عن بعض الأمور في العمل أيضاً لكن يُمكن أن تؤجل أو يتم إرسال التفاصيل في رسالة سريعة أو مكالمة هاتفية، في هذه الحالة يجب رفض الخطاب في هذا الوقت حفاظا على عدم إضاعة الوقت وتراكم المهام. هذه واحدة من أهم الخطوات التي تساعد في تعلم كيفية تنظيم الوقت.
تجميع المهام المشتركة ببعض
يجب تجميع المهام المشتركة معًا وتنفيذها في نفس الوقت، على سبيل المثال الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أو إرسال بعض رسائل البريد الإلكتروني أو الرد على الأصدقاء على أحد مواقع التواصل الاجتماعي يمكن القيام بكل هذه المهام في نفس الوقت هذه الطريقة من أفضل الطرق لتوفير الوقت وتنظيمه.
وقت الانتظار
يعتبر وقت الانتظار من أفضل الأوقات التي يمكن استغلالها وتساعد بشكل كبير في توفير الوقت، على سبيل المثال يمكن استغلال وقت انتظار أحد الأصدقاء في المقهى في قراءة كتاب مثلا او دردشة مع صديق ما
مثال آخر يمكن استخدام وقت انتظار وسائل النقل والوقت الضائع أثناء المواصلات في قراءة كتاب أو الاستماع إلى إحدى الدورات أو الكتب الصوتية.
إلي هنا نكون قد انتهينا من التحدث عن كيفية تنظيم الوقت وكيفية تطبيق نمط حياة أكثر تنظيماً لزيادة الإنتاجية وتوفير وقت للراحة أيضاً.
