- Advertisement -
يعتبر مشروع مكتب الخدمات الحكومية من المشاريع الصغيرة الناجحة التي تعتمد على خدمة المواطنين من حيث القيام ببعض الإجراءات أو الخدمات الحكومية نيابة عنهم مقابل ربح مالي محدد، هذا المشروع يستهدف شريحة كبيرة من الأشخاص التي لا تملك الوقت الكافي للقيام بهذه الإجراءات، ومنهم من لا يعرف الخطوات المطلوبة ولا يعرف كيفية التعامل مع المواقع والجهات الحكومية، ويوجد العديد من الأسباب التي تجعل شريحة كبيرة تُفضل التعامل مع وسيط لإنجاز هذه الإجراءات و التي تساهم في زيادة نسبة نجاح المشروع.
يجب على صاحب المشروع الالتزام بشروط وطلبات معينة للحصول على ترخيص لفتح مشروع مكتب خدمات حكومية، لذلك سنتحدث في هذا المقال عن عناصر دراسة جدوى مشروع مكتب خدمات حكومية بالتفصيل وكل ما يتعلق بهذا المشروع دون ذكر أي تكاليف مالية من أجل اختلاف الأسعار من دولة إلى أخرى.
الموقع المناسب لمشروع مكتب خدمات حكومية
يجب على صاحب المشروع توخي الحذر الشديد في اختيار موقع حيوي يحتوي على كثافة سكانية عالية، بحيث يمر به كثير من الناس يومياً، على سبيل المثال اختيار الموقع في أحد الشوارع الرئيسية التي تحتوي على الكثير من الناس والعديد من السيارات تمر به يومياً ليضمن التواجد وسط أكبر قدر من الشريحة المستهدفة، أو علي الأقل مكان يسهل الوصول إليه في المدينة التي يتواجد بها.
المساحة المطلوبة للمشروع
يمكن أن يبدأ هذا المشروع بمساحة 20 متر مربع، حيث يمكن تأجير محل أرضي أو شقة أرضية
التجهيزات اللازمة لمشروع مكتب خدمات حكومية
يحتاج مشروع مكتب خدمات حكومية إلى أجهزة ومعدات ليتمكن الموظفين من تقديم خدمة عالية الجودة، لذلك سنوضح الاجهزة والمُعدات المطلوبة في النقاط التالية:
- شراء مكتب او اثنين حسب حجم العمل
- يحتاج هذا المشروع لشراء خزانة لحفظ الاوراق المهمة
- شراء مجموعة من الكراسي لاستقبال العملاء وقت الانتظار
- شراء جهاز طبعه وماسح ضوئي ينقل الصورة الخارجية الي جهاز الكمبيوتر
- شراء جهاز كمبيوتر او اثنين حسب عدد الموظفين
- يجب القيام بعمل باب زجاجي عازل للصوت
- يجب توفير خط ارضي وارقام للتواصل بخصوص الاستفسارات
- توفير خدمة انترنت في المكان
- يجب القيام بوضع لافتة اعلي المكتب باسم المكان لجذب انتباه العملاء
- يجب توفير مكيف هواء او مروحه لتهوية المكان وتوفير بيئة مناسبة للموظفين والعملاء
العمالة اللازمة للمشروع
يتميز مشروع مكتب خدمات حكومية باحتياجه لعدد عمال قليل ويُفضل تحديد حجم العمالة حسب حجم العمل والطلب علية، يحتاج هذا المشروع في الطبيعي لعدد موظف او اثنين موظفين لكن يجب ان يتوفر فيهم بعض الصفات مثل
- تحلي الموظف بالصدق والامانة
- يجب ان يتحلى الموظف بالمعاملة الحسنة
- يجب ان يكون علي معرفة بأمور الطباعة والتصوير والكتابة بشكل صحيح
- يجب معرفة التعامل مع مواقع الانترنت الحكومية
كل هذه الصفات يجب توافرها في المتقدم للعمل
نصائح تسويقية تساعد علي نجاح المشروع
هناك عده نصائح لتسويق مشروع مكتب خدمات حكومية اذا التزم بها صاحب المشروع تُساعد في نجاح المشروع واستمراره وهذه النصائح سوف نوضحها في النقاط الاتية:
- الحرص الشديد علي اختيار موقع حيوي للمشروع يحتوي علي كثافة سكانية عالية كما سبق ووضحنا في النقاط السابقة وهذه من افضل الطرق التي تضمن التواجد وسط اكبر قدر من العملاء المستهدفين
- اختيار اسم سهل للمشروع يعبر عن نشاط المكتب ويتميز بسهولة اللفظ والحفظ حتي يسهل ترشيحه من عميل الي اخر
- تقديم أسعار مناسبة للخدمات التي يقدمها المكتب
- طباعة كروت ورقية بجميع أنواع الخدمات التي يقدمها المكتب واسعارها ويتم توزيعها علي جميع الافراد المارة في الطريق وجميع سكان المنطقة لمعرفتهم بنشاط المكتب ويُفضل في بداية الامر عمل خصومات قوية تجذب العملاء للتعامل مع المكان
- أصبحت وسائل التواصل الاجتماعي الان من افضل وسائل التسويق، لذلك يجب عمل صفحة خاصة بمشروع مكتب خدمات حكومية علي احدي منصات التواصل الاجتماعي والقيام بعمل حملات إعلانية لزيادة مبيعات الخدمات، ويفضل التعاقد مع شركة تسويق إلكتروني لتكون اكثر خبرة في مجال التسويق وتتحكم بشكل افضل في رسم الاستراتيجية وتنفيذها.
نصائح تساعد علي نجاح المشروع
توجد بعض النصائح التي يجب ان تلتزم بها العمال والموظفين لأنها سبب كبير في نجاح مشروع مكتب خدمات حكومية، وهي ما سنذكره باختصار في النقاط التالية :
- الحرص على حسن معاملة العملاء لخلق صلة قوية بين المكان والعملاء واستمرار تعاملاتهم مع المكتب وجعلهم عملاء دائمين للمكان ويقوموا بترشيح المكان للمعارف والاصدقاء
- يجب لالتزام بالمواعيد المحددة لبناء الثقة بين المكتب والعملاء ولضمان خلق سمعة طيبة للمكان ومزيد من الزبائن
التكاليف المطلوبة لمشروع مكتب خدمات حكومية
سنوضح ماهي المتطلبات التي تحتاج الي تكاليف دون ذكر اي تفاصيل مالية، لمساعدة صاحب المشروع في معرفة العناصر التي سيبحث عنها لمعرفة التكاليف الفعلية حسب الاسعار المتداولة في بلده، ولذلك سنكتفي بذكر المتطلبات باختصار في النقاط التالية :
- تكاليف شراء او ايجار المكان التي يقام في المكتب
- تكاليف دهانات المكان والديكور
- تكاليف شراء المكاتب والاثاث
- تكاليف ومصاريف شراء الادوات والمعدات اللازمة للمكان
- تكاليف الحبر الخاص بالطبعة والاقلام والاوراق وغيرها من باقي المستلزمات
- تكاليف الرواتب الشهرية للموظفين
- تكاليف فواتير الماء والكهرباء الخاصة بالمكان
- تكاليف صيانة المعدات كل فترات زمنية متغيرة
كل هذه التكاليف يجب علي صاحبة المشروع ان يحسب اسعارها اثناء عمل دراسة الجدوى
الشروط التي يجب توافرها في صاحب المشروع
يجب توافر شروط معينة لكي يتمكن صاحب المشروع من الحصول علي تصريح مزاولة هذا النشاط وانشاء مشروع مكتب خدمات حكومية لكن كل هذه الشروط والأوراق خاصة بمصر فقط، لذلك اذا كنت في بلد اخر يجب عليك البحث عن الشروط المطلوبة في بلدك أو التوجه لمكتب محامي أو مستشار قانوني لاختلاف الاوراق والشروط المطلوبة من دولة الي اخري.
- يجب علي صاحب المشروع ان يكون مصري ومقيم في مصر أيضا
- يجب ان يكون طيب السمعة ولم يكن عليه اي احكام قضائية او قرارات تأديبية تخص الشرف او الأمانة
- يجب ان يكون كامل الأهلية المدنية
- يجب ان يكون صاحب المشروع حاصل علي مؤهل متوسط كحد ادني
- يجب ان لا يكون المتقدم موظفا حكوميا او بأحد هيئات او شركات القطاع العام او الشركات التابعة او مقيدا بسجلات النقابات المهنية الخاصة بجدول المشتغلين
- يجب اخذ الدورات التدريبية المحددة والنجاح بالاختبارات الخاصة بها للتأهيل لتقديم الخدمات الحكومية
- يجب علي من يعمل لصالح الكيان القانوني طبقا للقوانين السارية ويكون مؤمن عليه من طرف هذا الكيان
- يجب علي المتقدم ان ينجح في امتحانات القبول والمقابلة الشخصية المحددة من وزارة الدولة للتنمية الإدارية
- يجب ان يكون مجازًا أمنيا من الجهات التي تقررها الوزارة، ولا تعد صحيفة الحالة الجنائية بمثابة إجازة أمنية منفصلة بل هي جزء لا يتجزأ من المستندات المطلوبة لمنح التصريح
الأوراق المطلوبة لترخيص مشروع مكتب خدمات حكومية
- تقديم بطاقة الرقم القومي لصاحب المشروع
- تقديم المؤهل الدراسي لصاحب المشروع
- تقديم صحيفة الحالة الجنائية موجة باسم وزارة الدولة للتنمية الادارية
- تقديم شهادة الحصول علي الدورة التدريبة المحددة ضمن الشروط السابق ذكرها
- يجب تقديم عقد الايجار مثبت التاريخ لفترة لا تقل عن سنة كاملة واذا كان المكان ملك فيجب تقديم عقد الملكية بصحة التوقيع + صورة
- تقديم عقد تأسيس الكيان القانوني منصوص به علي مزاولة نشاط الخدمات الحكومية
- تقديم البطاقة الضريبية
- تقديم شهادة من التأمينات الاجتماعية
- تقديم عدد 6 صور شخصية لصاحب المشروع مقاسات 4*6 ذات خلفية بيضاء
يجب توفر بعض الشروط الأخرى في مراكز الخدمات الحكومية
- يجب ان تكون مساحة الكيان القانوني لا تقل عن 16 متر مربع سواء كان مكتب دور ارضي أو دور أول او ثاني أو ثالث
- يجب أن يتوفر في هذا الكيان مكان لاستقبال المواطنين اثناء فترة الانتظار
- يجب أن يكون المكان جيد التهوية و مزود بالاضاءة القوية والمناسبة لظروف البيئة المحيطة
- يجب أن يتوفر داخل الكيان عناصر الامن والسلامة الصحية والامنية
- يجب توفر خزانة حديدية ووحدات ادراج وجهاز كمبيوتر وخط تليفون ارضي واثاث مكتبي مثل ما ذكرنا سابقا عن المشتريات والتجهيزات اللازمة للمشروع
ملاحظة يتم تحديد اوقات معينة من كل سنة للحصول على تراخيص مكتب الخدمات الحكومية وهي الاول من شهر يناير /مايو /اكتوبر ولفترة محددة وهي 15 يوم فقط
وبذلك نكون قد انتهينا من كل ما يتعلق بمشروع مكتب خدمات حكومية ووضحنا كيف يمكن انشاء المكتب والمتطلبات والافكار التسويقية والادارية
بارك الله فى حضرتك